Vijf jaar hybride werken als ambtenaar en ZZP-er, waarvan anderhalf jaar volledig vanuit huis door de coronamaatregelen. Tijd om de balans op te maken. En die is positief, hoewel er zijn ook nadelen. En zeker zaken om rekening mee te houden. Lees hier wat ik heb geleerd.

16 augustus 2016 registreer ik bij de Kamer van Koophandel Oostinga Coaching, Training en Organisatieontwikkeling, kortweg OCTO. OCTO betekent acht in het latijn en een gekantelde acht is het oneindigheidsteken. Ik heb iets met oneindigheid. Vroeger al als kind vroeg ik mij af wat oneindigheid was. Of je er ooit kon komen en hoe het daar dan zou zijn. Later leerde ik vanuit de relativiteitstheorie dat twee neutronen die elk een andere kant uitgaan elkaar in de oneindigheid raken. Fascinerend toch. Oneindigheid heeft ook mijn interesse gewekt voor M.C. Escher. In zijn schetsen zit vaak oneindigheid, hoewel het in werkelijkheid gezichtsbedrog is. Want 2D kan iets niet oneindig zijn.

In het logo van mijn bedrijf komt het oneindigheidsteken gestileerd terug. Een gekantelde acht die blauw (hoofd) en rood (hart) verbindt.

Ik combineer mijn eigen bedrijf met een parttime functie bij de gemeente Apeldoorn als programma- en projectmanager. Mensen meekrijgen in veranderingen staat daarbij centraal. Dat is de rode draad van mijn werk, zowel op individueel niveau (coaching) als op team- en organisatieniveau. Mijn opdrachtgevers zijn meestal gemeenten en daarbij kan ik de ervaring die ik dagelijks opdoe in Apeldoorn inzetten. Andersom profiteert Apeldoorn ook van mijn ervaring bij andere gemeenten. Het mes snijdt aan twee kanten. Ik kan iedere ambtenaar aanbevelen om hybride te werken. Het vergroot je klantgerichtheid en je blijft leren en innoveren. Alsof je permanent op stage bent bij andere organisaties. Gemeenten kunnen de onderlinge uitwisseling natuurlijk ook zelf regelen. Dat gebeurt in mijn ogen nog veel te weinig. Zorg wel dat je als ZZP-er goede afspraken maakt met je werkgever om (de schijn van) belangenverstrengeling tegen te gaan.

Hoe kom ik aan opdrachten voor mijn eigen bedrijf? Dat was in het begin best wel zoeken. Waar ben ik van? En hoe weten opdrachtgevers mij te vinden? Coaching, training én organisatieontwikkeling is te breed. Mijn ervaring is dat je het beste zo dicht mogelijk kunt aansluiten bij wat je al doet. Ik begeleid veranderingen en weet mensen daarop te verbinden. Daarom ook mijn website  verbindenenveranderen.nl Maar dat is nog steeds erg breed. Daarom heb ik vorig jaar een nieuwe website laten maken speciaal gericht op coachees oostingacoaching.nl Maandelijks betaal ik Google 30 euro om in zoekopdrachten naar coaching in Apeldoorn bovenaan te staan; resultaat: nul. Of dat nu komt door de coronamaatregelen (fysiek coachen niet meer mogelijk) of (meer waarschijnlijk) dat coaching vooral door mond-op-mond-reclame gaat. Ik heb een tijd in de coachpool van een grote onderwijsinstelling gezeten en dat leverde regelmatig coachees op die intern werden doorverwezen. Maar de conclusie blijft voor mij dat je van coaching alleen niet kunt leven als eenpitter.

Opdrachten voor training en organisatieontwikkeling komen wel binnen, zeker sinds ik docent verandermanagement ben bij de HAN en NCOI. Ook tijdens de lockdown loopt die stroom door, terwijl andere opdrachten werden uitgesteld. En daarnaast zijn er veel gemeenten die mijn expertise vragen. Daar helpt hybride werken bij. Ze beschouwen mij als ‘collega’ gemeenteambtenaar ook al doe ik de opdracht als ZZP-er.

Hoe zit het financieel? Hydride werken heeft als voordeel dat ik een vast maandelijks basisinkomen heb en dat ik (deels) voor arbeidsongeschiktheid ben verzekerd. En daardoor hoef ik mij niet druk te maken over inkomsten vanuit mijn eigen bedrijf. Voorwaarde is wel dat de maandelijkse vaste lasten uit dat basisinkomen betaald kunnen worden. Dat betekende in mijn geval goedkoper wonen. Houd er wel rekening mee dat het ZZP-inkomen door de bank niet wordt meegerekend om te bepalen hoeveel geld je voor een hypotheek kunt lenen. Vanaf je 57e kijken banken trouwens helemaal niet meer naar je maandelijkse inkomen, maar naar je pensioeninkomen. Door in deeltijd te werken, loop ik pensioen mis. Ook iets om rekening mee te houden.

Als je zoals ik moeite hebt om debet en credit uit elkaar te houden, dan is het verstandig om een boekhouder te nemen. Die zorgt voor mijn jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte en een keer per kwartaal doet hij BTW-aangifte. Dat zijn wel extra kosten en scheelt een hoop kopzorgen. Werk je veel voor het onderwijs, dan hoef je geen BTW in rekening te brengen.

Je kunt niet zonder logo, huisstijl en bijbehorende website. Zorg voor een professionele uitstraling. Je wint er geen klanten mee, maar niet vindbaar zijn is een ‘no-go’. De kosten die je hiervoor maakt, zijn onder voorwaarden aftrekbaar voor je inkomstenbelasting als investeringskosten.

“Ambtenaar zijn én ZZP-er verbindt het beste uit twee werelden”, aldus Ietze Oostinga

Thuiswerken is sinds de coronamaatregelen vooral veranderd in online werken. Dat kan niet zonder flexibele online tools. Tja en daar schieten organisaties waarvoor ik werk nog steeds ernstig te kort. Online overleggen via MS Teams gaat nog wel. Maar voor online samenwerken is meer nodig. Gemakkelijk met breakoutrooms werken (in MS Teams nog steeds een opgave), het gebruik van een online whiteboard (lukt niet via MS Teams) of online werken in hetzelfde document. Bij de gemeente Apeldoorn hebben we dit slecht georganiseerd. Zelfs na anderhalf jaar gebruik ik nog steeds mijn eigen online tools (Zoom, Miro en Google Drive). Veiligheid en privacy worden vaak als argument gebruikt waarom iets niet kan. Maar sjonge…..we leven in de 21e eeuw. Dit is de toekomst. Kom op zeg: regel het!

Het afgelopen jaar is het mij meegevallen wat er online allemaal kan (mits je dus de goede tools hebt). Zelfs online coaching met het begeleiden van een familie- of organisatieopstelling gaat goed. De coachee werkt vanuit zijn/haar eigen ruimte en heeft daardoor geen reistijd. Doordat ik alleen het beeldscherm heb, ben ik hyper gefocust op wat er in het gezicht gebeurt. Micro-expressie neem ik daardoor veel beter waar en dat maakt mij alerter op wat er bij de coachee gebeurt.

Voor online opleiding en training kan de groep niet te groot zijn, wil je nog contact met iedereen hebben. Twaalf is voor mij het max, liever minder. Ik maak veel gebruik van breakoutrooms. Nadeel daarbij is dat je niet even op afstand kunt luisteren hoe het gaat. Je bent er wel of je bent er niet. En als je er wel bent, valt het gesprek soms stil en richten de deelnemers zich op mij. Dat is niet wat ik wil.

De combinatie van breakoutrooms en werken in Miro bevalt heel goed. Voorwaarde is dan wel dat de deelnemer met twee devices werkt. Het liefst een laptop en een pc of een pc met twee schermen (zoals ik het doe). Nog te vaak merk ik dat mensen met een ipad zitten te klungelen en hun devices om goed thuis te werken niet op orde hebben. Of zeggen dat ze er niet zo handig mee zijn. Alsof je daarmee nog wegkomt. Digitaal vaardig zijn is geen keuze, maar noodzakelijk om je werk te kunnen doen. Ook daarvoor geldt: we leven niet meer in de 20e eeuw! Zelf heb ik flink geïnvesteerd in zowel kennis over online samenwerken als in extra hardware: twee beeldschermen, uitstekende wifi in het hele huis, internet bekabeld in woon- en werkkamer, prima webcam met microfoon, goede verlichting met voldoende tegenlicht voor online overleg, een zit-stabureau en een goede bureaustoel.  

En straks gaan we elkaar weer fysiek voor het werk zien. Vlak voor de vakantie heb ik mijn eerste fysieke programmateamoverleg gehad. We hebben ‘old school’ met flipovervellen gewerkt. En wat was de conclusie aan het eind? Handig als iemand het in Miro zet, dan kunnen we online verder werken.

Ben jij ambtenaar en overweeg je om voor jezelf te beginnen. Doen! En doe dat vooral hybride. Dan verbind je het beste uit beide werelden.

‍